Používání systémů a aplikací resp. jejich zavádění do firem ve farmaceutickém segmentu, a nejen v něm, mívá svou logickou posloupnost, která bývá nejčastěji dvojí. První model, říkejme mu třeba office – centrický, napřed zavádí aplikace a systémy do kanceláře, vytváří nejprve zázemí pro podpůrné služby, aby stihly zpracovat příval objednávek, nebo žádostí o aplikaci postupů trade marketingu, které se hrnou, nebo pohrnou, do kanceláře od prodejního týmu. Podobně, jako kdysi jeden z mých nadřízených, který zaměstnal napřed finančního ředitele a vedoucího skladu a potom teprve reprezentanty. Druhý postup je opačný, říkejme mu rep – centrický, ten se snaží zavést systémy mezi koncovými uživateli a přizpůsobit je primárně jejich potřebám, s tím, že předpokládá, že to bude mít pozitivní efekt na objem práce i v kanceláři.
Ideálním postupem se ze zkušenosti jeví kombinace obou postupů za účasti obou zainteresovaných stran. To určitě vypadá logicky, ale všichni z nás, kteří nějaký systém alespoň jednou zkoušeli zavést, mohou potvrdit, že to vyžaduje šťastnou shodu okolností a velké pochopení managementu potažmo centrály.
V prostoru mezi prodejním týmem na jedné, a finančním oddělením nebo pricing comittee na druhé straně, je mnoho činností, které jsou ve firmách vykonávány rutinně a v řadě případů mnoho let stejně, jen papírové výstupy nahradily elektronické, ale stále se jedná o týž tabulkový procesor jen v o hodně let mladší verzi, časová úspora zde vzniká spíše vlivem rychlejšího procesoru, než chytřejším a ergonomičtějším řešením. Myslíme si, že řešením v případě některých těchto procesů mohou být cloudové aplikace upravené na míru konkrétním procesům v každé firmě.
Řízení cen je již po desetiletí jednou z klíčových aktivit (nejen farmaceutických) firem v Evropě. Zejména pokud se jedná o přípravky s regulovanou cenou. Regulace se totiž vyvíjela v jednotlivých členských státech postupně a individuálně a nepoužívá vždy stejné postupy. Co je ale již léta evropským standardem, je vzájemné referencování cen, a pokud se výrobce snaží maximalizovat cenové možnosti na jednotlivých trzích a zároveň se nemá dostat do potíží s neřízeným kolísáním cenové úrovně, se kterou pracuje ve svých odhadech a plánech, musí držet cenová schémata pevně v ruce. Centrály mívají většinou vyvinuté vlastní databáze nebo aplikace, ale vstupním a výstupním médiem velmi často zůstává Excel. Alternativou je cloudová aplikace, která může být navázána na různý počet vstupních databází, které více či méně automatizovaně reflektuje. V českém a slovenském prostředí jde zejména o databáze regulátorů, kde dochází k automatizované aktualizaci ceny původce nebo jejího ekvivalentu a úhrady (je li stanovena), vždy při změně, což vede k tomu, že vnitrofiremní (master) ceník je vždy v souladu s nahlášenými údaji a není třeba jeho aktualizaci provádět individuálními vstupy. Možné je i napojení na vnitrofiremní cenový zdroj, zavedení různých úrovní interních cen a v neposlední řadě též ceníkových derivátů pro jednotlivé zákazníky nebo skupiny zákazníků.
Tvorba ceníků je vždy svázána se schvalovacím procesem, někdy i několikastupňovým a evidencí změn, oboje se v cloudu realizuje poměrně snadno, včetně jednoduché a dokumentované evidence, formou linku ke konkrétním případům. Stejné postupy mohou být nastaveny i pro vytváření ceníkových derivátů pro zákazníky nebo skupiny zákazníků. Nezanedbatelnou výhodou je také možnost automatického sdílení cen do dalších elektronických systémů pro marketing a prodej, např. zpracování prodejních dat (SDP). Upravené ceny mohou sloužit jako vstupní údaje pro zpracování čistých prodejů (Net sales), což je stále častěji používaný ukazatel pro hodnocení výkonu prodejních týmů.
Podobným postupem je možné připravit i žádosti o nastavení nebo realizaci zpětného bonusu. Zde aplikace pracuje přímo s reálnými prodejními daty a na jejich základě vypočítá bonus dle specifikace. Podle zadání umí pro uživatele připravit nejen standardizovaný výstup pro distributora, na základě kterého je bonus realizován, ale i předběžné kompenzační seznamy, které mohou sloužit jako podklad pro ověření výše požadovaného / realizovaného bonusu. I tento nástroj v sobě obsahuje možnost pracovat s individuálními zákazníky, nebo s jejich skupinami a samozřejmě nástroj na schvalování a dokumentování jednotlivých kroků. Výstupy z aplikace opět mohou sloužit jako podklad pro zpracování pohledové funkce Net sales v případě zpracování prodejních dat (SDP).
Systémy pro práci s ceníky, cenami a bonusy jsou jen zdánlivě okrajovou skupinou aplikací pro (nejen) farmaceutické firmy. Každý měsíc tráví řada lidí čas otevíráním a spojováním excelových tabulek, které poté vyhodnocuje pomocí vzorců nebo kalkulaček, aby potom data přepsala do jiného formuláře. Cloudové aplikace mohou ušetřit čas a pracnost a v neposlední řadě právě možnost automatického (bezzásahového) zpracování omezuje četnost chyb lidského faktoru. A ty umíme dělat všichni, bez ohledu na úroveň naší geniality, o které není pochyb.
Jiří Stránský
Business Director Pharma
Sprinx Systems, a.s.
