Na co všechno potřebuji souhlas pacienta? Mohu s ním komunikovat mailem či po telefonu? Je možné výpis z dokumentace či vzorky posílat poštou nebo kurýrem? A jak postupovat při vizitě, kdy je v pokoji více pacientů? To jsou některé z otázek, které zajímaly lékaře na dubnovém semináři k GDPR, který uspořádala Česká lékařská komora. Zdravotnický deník nyní přináší jejich přehled s odpověďmi vedoucí oddělení Úřadu pro ochranu osobních údajů Soni Matochové a ředitele právní kanceláře ČLK Jana Macha.
Jak je to se souhlasem pacienta?
Je potřeba jen tehdy, pokud důvod shromažďování není dán jiným právním titulem (o nich jsme psali zde), v souvislosti s poskytováním péče je ale obvykle dán přímo ze zákona. „To, co vedeme podle zákona, především zdravotnickou dokumentaci se vším, co k ní patří, vést musíme bez ohledu na stanovisko pacienta a žádný souhlas k tomu nepotřebujeme,“ zdůrazňuje Jan Mach. Na druhou stranu má ale pacient právo znát informace, které jsou o něm shromažďovány – má tedy právo na kopii zdravotnické dokumentace.
„Souhlas má význam tehdy, když jej jde ze strany subjektu odvolat, a to tak jednoduše, jak ho udělil. Když subjekt souhlas odvolá, pak zákonnost předcházejícího jednání není dotčena,“ vysvětluje Soňa Matochová. Souhlas v podobě informovaného souhlasu přitom musí být potvrditelný, srozumitelný, musí v něm být použity jasné a jednoduché jazykové prostředky, je oddělitelný od ostatního obsahu a snadno přístupný.
Musím mít písemný souhlas pacienta, pokud jde o zaznamenání jeho telefonu či mailu?
Kontakt je možno požadovat, pokud to má v dané konkrétní situaci smysl s vazbou na konkrétní účel, kdy pacient potřebuje něco získat, obstarat či vyzvednout. V případě vazby na potřebu pacienta je podle Matochové možno brát požadavek za součást věcí patřících k léčbě. Pokud jde ale o trvalé uvedení telefonu, není zatím praxe stanovena. V případě, že pacient sám chce v dokumentaci údaj zaznamenat, to ovšem pochopitelně není problém.
Je možno poslat žádanku či eRecept pacientovi mailem, případně vyměňovat si informace mailem mezi lékaři?
V tuto chvíli mohou lékaři dále postupovat, jak jsou zvyklí, do budoucna by však měli vzít v úvahu, že u nezabezpečeného mailu není dostatečná záruka, aby se k obsahu nikdo nedostal. „Zabezpečení komunikace ani nabídka na trhu v tuto chvíli není, takže to spravedlivě nyní není možné žádat,“ říká Matochová, podle které se praxe ustaví časem.
Pokud je sám pacient iniciátorem nebo dá i neformální souhlas s komunikací, je možno nezabezpečené maily dál využívat. Co se ovšem týče komunikace mezi poskytovateli (např. lékař – komplement), bude do budoucna zhruba v horizontu zhruba jednoho roku třeba zajistit šifrovaný mail.
Mohu sdělovat informace po telefonu?
Aby se vyloučila možnost, že se někdo bude podvodně vydávat za osobu, která má na informace právo (sám pacient nebo domluvená osoba blízká – osoby, které jsou oprávněny dostávat informace, by měly být zaneseny ve zdravotnické dokumentaci), je dobré si dopředu domluvit heslo. „V tom se ovšem nic nemění, stejně jsme na tento dotaz odpovídali i před deseti lety,“ dodává k tomu Jan Mach.
Je možno poslat výpis ze zdravotnické dokumentace poštou?
Ano, platí listinné tajemství. Na druhou stranu je třeba zajistit, aby se zásilka dostala do rukou příslušnému lékaři, proto je vhodné napsat na první místo jeho jméno s poznámkou „do vlastních rukou“, aby ji neotevřela například recepční.
Pokud do ordinace přijde zahraniční pacient, v jakém jazyce má dostat informovaný souhlas? Má papír případně podepsat i tlumočník?
V případě, že je nutný souhlas a je přítomen tlumočník, přetlumočí obsah a souhlas podepíší oba. Pokud tlumočník k dispozici není a přítomen je pouze někdo, kdo mluví daným jazykem, je třeba se pacienta zeptat, zda mu volné přeložení souhlasu stačí, a pokud ano, podepíše ho. Lékař by se v takovém případě měl krýt tím, že k souhlasu připíše poznámku, jak věc proběhla (např. byl v angličtině sdělen obsah a pacient podepsal). Co se pak týče úhrady tlumočníka, toho nehradí ani pojišťovna, ani poskytovatel. S výjimkou případů krajní nouze si ho tedy musí zaplatit pacient. V případě, že si pacient přivede neoficiálního tlumočníka, je bezpečnější nechat si podepsat souhlas s takovým překladem.
Jaký typ smlouvy je třeba mít se společnostmi poskytujícími lékařské informační systémy?
Dodavatel IT systémů je zpracovatel, který správci poskytuje služby na základě smlouvy. „Pro správce je naprosto zásadní uzavřít si smlouvu, kde je zajištěno, že tam například není tak krátká výpovědní lhůta, u níž hrozí, že někdo s osobními údaji odejde. Je dobré zahrnout i klauzuli, že zpracovatel zajistí soulad s obecným nařízením. To umožňuje určitou flexibilitu,“ radí Matochová s tím, že i komora může upozorňovat na podvodníky a neseriózní jednání.
ČLK každopádně v tomto směru chystá doporučení, co by ve smlouvě nemělo chybět, tedy že je dodavatel povinen chránit osobní údaje dle evropských norem, odpovídá za případné škody a není oprávněn po skončení platnosti smlouvy nakládat s daty, ke kterým se dostane. Pokud si navíc správce vyžádá součinnost, která se týká ochrany osobních údajů, bude mu poskytnuta. „Právní perfektnost smlouvy je velmi důležitá. Je lehčí věnovat pozornost uzavření smlouvy, než pak řešit následný spor,“ dodává Matochová.
Jak řešit vztah mezi laboratoří a lékařem?
Oba subjekty jsou vázány mlčenlivostí dle zdravotnické legislativy, je tedy pouze třeba zabezpečit komunikaci a data tak, aby se k nim nedostal neoprávněný subjekt. „Smlouvu není třeba uzavírat, oba mají jasné zákonné povinnosti a povinnost mlčenlivosti – na rozdíl od smlouvy se subjektem, který je mimo zdravotnictví a povinnost mlčenlivosti nemá,“ konstatuje Mach.
Pokud jeden lékař žádá jiného o zaslání zdravotnické dokumentace, je potřeba podpis pacienta?
Když pacient mění lékaře, je dobré jeho písemné potvrzení pro předání dokumentace, případně doložení jeho registrace s podpisem.
Jak je to s vyvoláváním pacienta z čekárny, může ho sestra oslovit jménem?
Je třeba zvolit takový postup, aby zdravotník nesděloval informace, které v dané situaci nejsou potřeba. Pokud například pacienti přicházejí na řadu tak, jak dorazili do čekárny, není nutné vyvolávat jménem. Ovšem v případě, že chce lékař konkrétního pacienta, vyvolá si ho pomocí příjmení. Vyšší stupeň opatrnosti (například vyvolávání formou čísel) pak je na místě například na gynekologii nebo podobném pracovišti, kde se může jednat o velmi citlivé situace. Určitě je chybný postup, kdy je pacient vyvoláván s uvedením nemoci. „Víme, co jsou schopny sestřičky sdělit v čekárně pacientům ve stylu: jestlipak jste držel dietu, nějak se nám to zhoršilo, pane Nováček. Tyto zlozvyky bude třeba odstranit,“ zdůrazňuje Jan Mach.
Podobně by to mělo fungovat také v nemocnici s označováním, kde leží jaký pacient – pokud je u pokoje rozpis, kdo kde leží, je na místě uvádět jen nejnutnější údaje, tedy např. příjmení pacienta, jméno až tehdy, když na jednom pokoji leží dvě osoby se stejným příjmením.
Jak by měla probíhat vizita, když je na pokoji více pacientů?
Stejně jako v předchozím případě nesdělovat víc údajů, než je nezbytně nutné. „Je velký zlozvyk, že asistent přednostovi či sekundář primáři při vizitě automaticky referuje podrobnosti a jde o rozhovor mezi nimi, který poslouchá pět dalších pacientů. To považujeme za velmi nevhodné. Na druhou stranu pokud se sám pacient veřejně ptá, což je u vizit časté, nepovažoval bych odpověď za porušení mlčenlivosti ani ochrany osobních údajů,“ přibližuje Jan Mach.
Mám pronajatou uzamykatelnou ordinaci v uzamčeném křídle zdravotnického zařízení, ale nemám uzamykatelnou kartotéku. Musím si pořizovat novou se zámkem?
Záleží na situaci. Pokud je objekt uzavřen a i ordinace je zabezpečená, mělo by být zabezpečení dostatečné – do uzamykatelné kartotéky je snazší se dostat než přes kvalitní zámek do ordinace. Na druhou stranu je třeba zvážit, kdo všechno má od ordinace klíč – zda například nemůže dovnitř v době, kdy bude ordinace prázdná, uklízečka. Pokud jsou také prostory pronajaté a klíč má i majitel, je dobré zahrnout ochranné ustanovení do smlouvy.
Posílám po kurýrovi označené vzorky s adresou, diagnózou a rodným číslem do laboratoře. Jak zajistit, aby se osobní údaje nedostaly do rukou neoprávněné osobě?
Pokud vzorky převáží zdravotník, který je zaměstnancem laboratoře, je vázán mlčenlivostí ze zákona. Není ale od věci si celou situaci s laboratoří probrat a domluvit se na postupu, nemluvě o ověření identifikace pracovníka. V případě, že jde o výjimečný případ, kdy se vzorky posílají přes kurýrní firmu, je potřeba označený materiál zabalit tak, aby se kurýr k osobním datům nedostal.
Jaké informace si o pacientovi mohou sdělovat lékaři navzájem?
Ty, které jsou nezbytné k péči o pacienta. „Obecné nařízení nepřichází, aby formalizovalo nezbytnou komunikaci, která je daná povahou věci. Pakliže ale není nutné osobní podrobnosti sdělovat, je třeba se jich zdržet,“ osvětluje Matochová. „Zákon nám přímo dává povinnost sdělovat údaje zajišťující návaznost péče, na druhou stranu ale musím mít jistotu, že jednám s kompetentním pracovníkem,“ dodává Mach.
V případě dalších otázek a nejasností je možné obrátit se s dotazem i na ÚOOÚ (byť je třeba počítat s delší lhůtou při čekání na odpověď), některé aspekty se ale budou ustalovat až postupně s praxí.
Michaela Koubová
